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Errores comunes que hemos visto en eventos… y cómo evitarlos

A lo largo de los años hemos visto todo tipo de fallos, desde los más previsibles hasta los más insólitos. Algunos se resolvieron con rapidez. Otros comprometieron el resultado final del evento. Por eso, hoy queremos compartir los errores más frecuentes que hemos presenciado en el montaje de eventos, junto con las soluciones que aplicamos en Distands para evitar que se repitan.

Este artículo no se basa en teoría. Se basa en lo que realmente ocurre detrás de bambalinas: en pabellones feriales, espacios corporativos, zonas técnicas y montajes a contrarreloj donde no hay margen para la improvisación.

En Distands hemos participado en más de quinientos montajes de stands y espacios para ferias, exposiciones y eventos corporativos.

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1. La falta de planificación previa

Uno de los errores más comunes que hemos presenciado es asumir que el montaje es simplemente el último paso del proceso. Muchas veces, los equipos creativos dan por sentado que, tras validar el diseño, lo demás fluirá sin más. Sin embargo, el montaje es una etapa compleja, logística y técnica, que debe planificarse con el mismo rigor que la propuesta inicial.

Lo que ocurre cuando no hay una planificación adecuada es predecible: piezas que llegan tarde, elementos que no encajan, cableado no previsto o mobiliario que obstaculiza el flujo del montaje. En los casos más extremos, hemos visto estructuras que han tenido que desmontarse y volver a empezar por no haber previsto el orden de instalación.

En Distands evitamos este tipo de errores mediante una planificación minuciosa por fases, que incluye validaciones técnicas, simulaciones previas y revisión de todos los materiales en taller. Elaboramos un cronograma específico para cada proyecto, definiendo qué se monta, en qué orden y con qué herramientas. Este enfoque nos permite anticiparnos y reducir el margen de error al mínimo.

2. Cambios de última hora sin coordinación entre equipos

Los cambios de última hora son inevitables. En muchos casos, el cliente necesita incorporar un nuevo elemento gráfico, añadir iluminación adicional o modificar la disposición del mobiliario. El problema no está en el cambio, sino en cómo se comunica y se gestiona.

Hemos visto montajes en los que se sustituyó una gráfica la noche anterior al evento, pero esa información no llegó al equipo técnico, provocando un error en las dimensiones. También hemos presenciado casos en los que se pidió una modificación en la estructura sin verificar el impacto que tendría en la distribución del cableado eléctrico.

Para evitar este tipo de conflictos, en Distands trabajamos con un sistema de trazabilidad de cambios. Cualquier modificación debe validarse en tiempo real y comunicarse a todos los departamentos implicados: diseño, producción, montaje y cliente. Además, antes de ejecutar cualquier cambio en fase de montaje, nuestro equipo realiza una revisión técnica completa para garantizar que no comprometa la estabilidad o funcionalidad del conjunto.

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3. Problemas logísticos que comprometen el ritmo de montaje

La logística es uno de los pilares del montaje profesional y, sin embargo, uno de los elementos más vulnerables. No se trata únicamente de que el material llegue al recinto. Se trata de que llegue en el orden correcto, en las condiciones óptimas y dentro de la franja horaria establecida por la organización.

En más de una ocasión hemos visto cómo se retrasaba un montaje porque los paneles estructurales estaban al fondo del camión, debajo del mobiliario. O cómo el personal técnico se veía obligado a esperar porque la iluminación no estaba aún en el recinto. Peor aún, hemos presenciado casos en los que se había solicitado una carretilla elevadora para una franja horaria concreta, pero no se confirmó con el proveedor y no estaba disponible.

En Distands elaboramos un plan logístico personalizado para cada evento, que incluye el orden de carga y descarga, tiempos estimados por fase, necesidades de maquinaria, permisos de acceso, y coordinación directa con los responsables del recinto ferial. Además, designamos un responsable de logística en campo que se asegura de que todo esté donde debe estar en el momento preciso.

4. Errores técnicos durante la ejecución

La ejecución técnica durante el montaje es un momento crítico. A diferencia de la fase de diseño, donde los errores pueden corregirse con cierta flexibilidad, en el montaje las consecuencias son inmediatas. Cualquier fallo técnico puede derivar en un problema visible para el cliente final, o incluso en un riesgo de seguridad.

Entre los errores técnicos más frecuentes que hemos observado se encuentran estructuras mal niveladas, piezas mal fijadas, cableado expuesto, iluminación instalada a contrarreloj sin ensayo previo, o vinilos mal tensados. En algunos casos, incluso se han utilizado materiales inadecuados para el tipo de superficie o condiciones del evento.

La solución en Distands pasa por establecer protocolos técnicos de control de calidad en cada etapa del montaje. Cada módulo se revisa al ser instalado. Las fijaciones, nivelaciones, conexiones eléctricas y acabados se comprueban con checklists específicos, y no se avanza a la siguiente fase sin validación completa de la anterior. Este sistema nos permite detectar cualquier desviación en tiempo real y corregirla antes de que sea visible o comprometa la estabilidad del conjunto.

5. Falta de previsión ante imprevistos

Aunque cueste admitirlo, en los eventos siempre hay algo que no sale como se esperaba. Puede ser un error en una gráfica, una toma eléctrica que no está donde debería o un proveedor que se retrasa. El error real no es que haya un imprevisto, sino no haber contemplado la posibilidad de que ocurra.

Hemos visto cómo se paralizaban montajes enteros por una pieza defectuosa para la que no había repuesto, o cómo se tenía que modificar la distribución del stand porque el espacio real del recinto difería ligeramente del plano oficial. También hemos presenciado cómo el retraso en el montaje de un stand vecino afectaba a la operativa de otros expositores por falta de coordinación.

En Distands siempre incorporamos un margen de seguridad logístico, técnico y temporal. Viajamos con piezas de recambio, herramientas adicionales y un equipo capacitado para adaptarse a cambios sobre la marcha. Además, nunca planificamos hasta el minuto exacto: siempre incluimos horas extra en el cronograma, lo que nos permite absorber imprevistos sin que afecten al resultado final.

La experiencia no es saber qué hacer cuando todo va bien, sino saber qué evitar cuando todo puede salir mal

Los errores en el montaje de eventos no se eliminan por completo, pero sí pueden preverse, reducirse y gestionarse con profesionalismo. En Distands hemos construido nuestros procesos no solo sobre aciertos, sino también sobre los errores que hemos presenciado —y que, en muchos casos, hemos ayudado a resolver aunque no fuesen responsabilidad directa nuestra.

Esa es la diferencia que ofrecemos a nuestros clientes: no solo diseñamos, también ejecutamos. Sabemos cómo se traduce un render en metros cuadrados, cómo encajan los tiempos con la normativa del recinto, y cómo se monta un stand que no solo luzca bien, sino que funcione a la perfección.

Porque en los eventos, el éxito no se improvisa. Se construye, se monta y se valida, paso a paso, antes de que se abran las puertas al público.

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